健診システムの導入を検討している方必見!数あるシステムの中から特に使い勝手がいいものを厳選!

請求業務や入金管理はどうしてる?システム導入で一括管理できる!

公開日:2020/01/01  最終更新日:2019/12/24

健診施設では個人の受診者だけでなく会社や学校などからの依頼を受けて大勢の社員を一括して検査するということもよくあります。その場合には後日に請求書を送付して入金してもらうという流れになるのが一般的です。その管理をきちんとおこなって利益を確実なものにするためには健診システムを運用するのが効果的です。

忙しくてもミスや漏れが起こらない

健康診断は個人の場合には特に時期が集中してしまうことはあまりありませんが、会社や学校などの法人の場合には一定の時期にかなりの数の申し込みがあります。会社の年度始めに健康診断をするケースが多く、4月末から6月にかけては申し込みが殺到するのが一般的です。

9月決算の会社では10月から11月にかけて申し込む傾向があり、この時期も繁忙期になって多数の法人からの依頼があるでしょう。このような時期には現場が忙しくなってしまい、請求書を送り忘れてしまったり、入金の確認を怠ってしまったりすることも稀ではありません。

会社のほうからまだ届いていない、確認報告が来ていないなどといったクレームが来ることもあるでしょう。また、定期健康診断の場合には毎年同じ健診施設に依頼するというケースが多いため、毎年依頼がある法人にまとめて請求書を出すこともあります。

しかし、たまたま今年は利用しなかった、今年から利用する健診施設を変えたということもあるでしょう。過って例年通りの請求書を送ってしまってトラブルになるというケースもないわけではありません。

このような形でミスや漏れが起こってしまうリスクがあるのは確かですが、健診システムを使えば心配はないでしょう。依頼を受けた段階から、支払いが完了するところまで、状況がどうなっているかを一目で判断できるようになっているからです。

請求書を忘れているときにはアラートが出るようになっていたり、お金が振り込まれると自動的にステータスが支払い完了に切り替わったりするようになっています。そのため、健診システムを使えば多大な労力をかけずとも適切なタイミングで連絡や確認をおこなえるのです。

一括してシステム上で管理できる

健診システムを利用するメリットとして、何十社にも及ぶような顧客を一括して管理できる点も挙げられます。あの会社には請求を済ませたけれど、この会社はまだで、あの学校には来月に連絡することになっているなどといった情報を一括して管理できていないとミスや漏れが発生しやすくなるのは明らかでしょう。

一人で業務をしているなら問題が起こりにくいかもしれませんが、複数の担当者がいる場合には情報伝達のミスによって漏れが発生したり、二重で連絡をしたりするケースが生じる可能性が高まります。しかし、システム上に各法人とのやり取りが全て記録されていて、どのようなステータスになっているのかがわかれば問題はありません。

申し込みから支払い完了まで一つのシステムの中で全て取り扱えるようになっているメリットは大きいのです。

請求業務を自動化することも可能

いかに情報がシステム上に集約されていたとしても人がミスを起こしてしまって問題が発生するリスクはあります。そのリスクを極力下げるためには自動化することが効果的であり、健診システムを使うとかなりの業務を自動化することが可能です。

先に述べたように入金確認については自動的におこなえるのが一般的で、口座を確認しなくてもステータスを見るだけで支払いが終わっているかが判断できます。

同様にして請求業務についても自動化して対応できるシステムが多くなっています。メールやFAXで構わない会社に対しては、期日が来たら自動的に送信するという形にすることができるのです。

書面で送らなければならない場合には完全に自動化することはできませんが、書面自体は自動作成できるので印刷して封筒に収めて投函するだけで済みます。膨大な量の書類をまとめて自動作成できるというだけでも労力が減り、ミスをする確率も低くなるでしょう。

 

健診施設では年度始めなどの繁忙期になると数多くの会社や学校からの申し込みがあり、忙しさのあまりに請求のミスや漏れが発生してしまうことも少なくありません。しかし、健診システムを使用すれば一括して管理ができるので請求漏れを起こしてしまうリスクがかなり低くなります。

申し込みの受付から支払いが完了するまでのステータスが一目でわかるようになっているため、たとえ忘れていたとしてもすぐに気づくことができるでしょう。また、入金確認は自動化されている場合がほとんどで、振り込みがあるとステータスが更新されます。

請求業務についてもメールやFAXで対応してくれる法人については自動化することが可能です。アラート機能などもあり忘れにくいように工夫されているので、健診システムを使って安心して業務を遂行できるようにしましょう。

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