健診システムの導入を検討している方必見!数あるシステムの中から特に使い勝手がいいものを厳選!

システムを導入するとコストが下がるってホント!?

公開日:2020/07/15  最終更新日:2020/07/09

健診システムを導入する利点は、作業効率が上がる、人的ミスが少なくなるなどさまざまですが、コストパフォーマンスが良いという部分も見逃せないポイントです。コストカットしたいと考えているなら、システムを取り入れることを検討してみましょう。

ペーパーレスで印刷コスト削減

システムによって書類を電子化できれば、印刷にかかるコストの削減ができます。いくつもの団体の健康診断を行っていると、書類を作るだけで紙代やインク代にかなり費用がかかってしまうものです。

書面にする必要がある結果票などは仕方がありませんが、たとえば医師が検査結果を確認するときや、他のスタッフと検査の内容を共有しようと思ったときなど、それまで紙を使わなければいけなかったさまざまな場面で代わりにパソコンを使うことでコストカットが可能になります。

ちなみにペーパーレスに似た概念として「レスペーパー」というものがありますが、これは紙を完全になくすペーパーレスとは違い、不要な紙を出来るだけ減らそうという考え方です。急にペーパーレスを目指すのが難しいという場合は、レスペーパーから開始して徐々にスタイルを変えていくとよいでしょう。

ごみを減らせるという意味でもペーパーレスは効果的です。シュレッダーにかけるにしても、束ねて資源ごみとして出すにしても、紙は廃棄するのにお金がかかります。

その点パソコンはただ画面上でゴミ箱に移動させるだけで不要な書類を削除することが出来ます。使う時だけでなく処理する時のことを考えても、システムを導入するのにはとてもメリットがあるといえるでしょう。

作業効率改善で時間的・肉体的コスト軽減

時間的コストは作業の開始から終了までにかかる時間を指す言葉で、肉体的コストとは作業にかかる手間や労力のことを指す言葉です。健診システムを導入すると経済的コスト以外にもこの二つのコストを削減できます。

どちらも経営を考えるときには頭に置いておかなければならず、普段どれくらいのコストがかかっているのかを把握しておくべきものです。健診システムはお金以外のそうしたコストの削減にも効果を発揮します。

検査機器から自動で結果がパソコンに送られる、独自のツールによって情報を素早く整理できるなど、時間的にも肉体的にも最低限のコストを割くだけで済むようになる便利な機能が揃い踏みです。記入ミスなどをしてしまった時の修正も、紙であれば場合によっては新しい用紙を用意しなおさなければいけませんが、パソコン上ならその心配もありません。

あらゆる作業において、システムを使うことは効率化につながります。

頭脳的・精神的コスト削減にもつながる

判断を下すために何かを考えなければいけないときの思考にかかるコストのことを頭脳的コストと呼ぶことがあります。頭脳的コストが必要な仕事としては会社のヘルプデスク担当などが挙げられますが、そうした部署にとってもシステムの導入は助けになるでしょう。全体の状況を常に把握しておけるので、問題が発生した時に解決策を考えるのが楽になります

精神的コストというのはその名の通り業務をする中で感じる精神的な負担などのことです。こればかりは個人によって感じ方に大きな差が出てきますが、曖昧なルールをしっかりしたものに変える、出来るだけ不確定要素が存在しないような状況にするなどに努めれば減らすことができます。そうした時にも、明確なルールの設定と共有、進捗状況の管理などにシステムが役立つでしょう。

残業代などの人件費も抑えられる

作業が効率化されればスタッフの労働時間を短くすることができ、それまでは残業をしなければ終わらなかった業務も、所定の労働時間内に終わるようになる可能性が高まります。ある企業では、システムを導入することで月の労働時間を10時間以上減らすことが出来たという結果も出ています。

働き方改革などで労働時間についての決まりが厳しくなりつつあることも思うと、システムによって業務の改善を図るのはおすすめの方法です。人件費の削減は通常ならスタッフの数を減らすといった手段が取られますが、その際の手続きの煩わしさや、また新しく人を雇わなければいけなくなった時のことなどを考えるとなかなか簡単ではありません。

ただ業務に取り入れるだけというやり方で人員の増減と同じかそれ以上の効果をえられる健診システムはとても優秀であるといえるでしょう。

まとめ

業務をIT化するメリットというとペーパーレス化が思いつきやすいですが、良いところはそれだけではありません。すべての作業が効率化されることで無駄な仕事が減り、残業代などの人件費を削減することが出来ます。

健診システムを現場に取り入れれば、普通のオフィスソフトやフリーソフトを導入するよりもはるかに業務が効率的になるでしょう。一番初めに導入費用がかかりますが、大幅な売り上げアップも見込めるようになるので長期的に考えれば得だといえます。コストの見直しをしたいと考えている方は、ぜひ健診システムの導入を選択肢に入れてみてください。

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