健診システムの導入を検討している方必見!数あるシステムの中から特に使い勝手がいいものを厳選!

健康管理システムについて

公開日:2020/08/06  

健康診断を行う施設では、健診システムなどを使って受診者の情報を一元管理しています。前年との比較なども容易にできる健康管理システムを導入することで、従業員の健康管理をしっかりと行うことができます。また労働衛生安全の観点から必要とされる集計や分析、またその結果の報告までを簡単に行うことが可能です。

健康管理システムとは

従業員は「人材と」いわれ、会社の大切な資源の一つです。健康でいることは個人の責任だけではなく、企業にとっても重要な責任と認識することが重要となります。とくに2015年12月からはストレスチェックが義務化されたことによって、身体だけでなく心の健康もケアすることが求められます。

従業員の健康については、労働衛生安全法によって企業にさまざまなことが義務付けられています。具体的には、年に1回労働基準監督署に健康診断の実施状況について報告書を出す必要があります。実施状況の管理と報告は従業員が多くなれば煩雑な作業となり負担が大きくなるでしょう。従業員ごとに受診時期もさまざまで、利用されている健診システムによっていろいろな書式で提出されるため、読み取るのも大変な作業となります。

健診システムで出力される全ての診断結果を提出するだけなら問題にならないかもしれませんが、実施状況についてまとめる必要があり、データとして扱わなければいけません。その労力は大変なもので、他の作業をこなしながら処理するのは難しいでしょう。

従来はこうした作業を担当者が手作業で行ってきました。手作業では、書写しのミスや記入漏れなど多くの問題が発生します。従業員が100名いる企業であれば同じ作業を100回繰り返さなければいけません。また受診漏れの管理なども必要となりとても苦労の多い作業と言えます。このような作業をITの力を利用してサポートするのが健康管理システムなのです。

手作業に比べて管理が楽になり、検診センターで利用しているような健診システムと同じようにデータの一元管理ができます。健診システムの診断結果をデータとして入力してしまえば、集計や分析も可能になります。とくにストレスチェックなど傾向を分析することが重要なものについてはとても楽に対応することができます。

自分で作る表計算などと違って、専用のシステムを使えば、労働基準監督署への報告書も簡単に作ることが可能です。また、報告書の作成だけでなく従業員の健康管理をスムーズに運用できるようになります。担当者の負担も減って、他の業務に時間を割くことが可能です。業務効率化による生産性アップを考えるなら、健康管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

健康管理システムのメリット

健診センターでは、健診システムと呼ばれるシステムを導入しているところが多く見られます。個人の健康状態は人それぞれで管理するのが大変だからですが、その結果を受ける企業側にとっても同じことがいえます。

健診システムと同じようなデータ処理ができるのが健康管理システムです。健康管理システムを導入すると、従業員の健康をデータとして扱うことができます。一度入力したデータは、集計から分析まで自由に行うことが可能です。専用のシステムならではの表示の仕方もあり、勤怠管理と連携させれば働き過ぎの従業員を特定することも可能です。そして検診結果やストレスチェックの結果と一緒に見ることで、本当に対応が必要な状況が見えてくることでしょう。

健診システムで出力される結果は紙で渡されることになるので、必ず入力が必要です。健康管理システムを使えば、入力が必要な項目が一目瞭然なので経験の少ない担当者でも迷うことが少ないのもメリットといえます。また、複数の担当が入力してもばらつきが少なく、正しいデータを扱うことが可能です。

健康管理システムを使うことで長時間労働や休日出勤がどのように健康状態に影響しているか、忙しい部署のストレスが高まっていないか、健康診断の受診漏れがないかなどが簡単に表示できるので、マネージャーへの注意喚起も可能です。衛生委員会などの根拠資料としても使えるので、実質的な対策を立てることもできます。

年1回労働基準監督署に提出しなければならない定期健康診断報告書の作成が楽になることはもちろんのこと、それ以上に企業にとって人材の健康を維持できるというメリットがあります。

健康管理システムの種類

健康管理システムには、大きく分けて2つの種類があります。一つはパッケージタイプで企業が保有するパソコンにインストールして利用する形式のものです。もう一つはクラウドタイプと呼ばれるもので、パソコンからネットワークを利用してサーバーにアクセスし、そこにあるプログラムを実行して利用する形式です。どちらもメリットとデメリットがあるので、企業の運用に仕方でどちらが扱いやすいかを検討する必要があります。

パッケージタイプはネットワークが不要なので、パソコンがあれば利用することができます。入力したデータが、そのパソコンの中にしかないのでセキュリティも高く、情報漏洩の心配がありません。また自社用にカスタマイズすることもできるので、特殊なケースにも対応しやすいというメリットがあります。

デメリットとしては、インストールしたパソコンでしか作業ができないので、分担がしにくいことです。OSのアップデートがあると対応が必要なこと、更新のためにインストール作業が必要になることも面倒です。完成されたパッケージになるので高額になることもデメリットといえます。

反対に、クラウドタイプはネットワークがつながる環境が必要になりますが、端末を選ばないのでパソコンやタブレットなど対応可能なデバイスなら利用できる点がメリットです。そのため分担がしやすく、複数の人間が処理することが可能です。利用者の数で費用が決まるので、従業員数の少ない会社ではパッケージタイプよりも安価になるのもメリットといえます。更新やアップデートもサーバー側で対応するだけで済むので、利用者がわからないところで実施されます。

データが自社にないのでセキュリティがしっかりしているところを選ぶ必要がありますが、クラウド上にあることで支社や営業所からでもアクセスでき、本社ですべてを実施する必要がないのも運用しやすい点です。自社用にカスタマイズすることができないので、汎用的な設定で使わなければいけないことがデメリットになります。テレワークが必要な環境では、持ち出しにくいパッケージタイプよりもクラウドタイプの方が使いやすいかもしれません。

健康管理システムの相場

健診システムや健康管理システムなどの運用は、導入と維持管理の両方にコストがかかります。最初が安いからといってコストがかからないというわけではなく、長く使っていると変わらなくなることもあります。

とくにパッケージタイプは、カスタマイズによって大きくコストが変わってきます。簡易的なものでは30万円程度で導入することができますが、基本的な機能しかなく、足りない部分を担当者が苦労して補う状況になってしまい使っている意味がないケースがあります。それなりのシステムを構築するには初期費用として100万円を超えるコストが発生し、維持費として保守メンテナンス費用が毎月数万円かかります

しかし、クラウドタイプでは無料で利用できるものもあります。費用は入力する従業員の人数で算出されることが多く、人数がそれほど多くない場合には数万円から導入することができます。またアクセスできるライセンスの数も影響することがあり、複数の事業所から入力する際にはライセンス費用が必要になります。

その他オプションを追加すると50万円ぐらいになるケースもあるでしょう。たとえば初期費用が6万円で、ランニングコストが従業員1名に対して4,000円の出費だとすると、100名の企業なら40万円のコストが毎月かかることになります。月々の維持管理が数万円しかかからないパッケージタイプと比べると高いように感じますが、アップデートの度にコストがかかるようだと本当に安いかははっきりとしません。

従業員の人数を明確にして、見積もりを取ることが重要です。その時には、導入費用とランニングコストが明確にわかるようにしておきましょう。できれば同じ条件で比較できるように年間費用にしておくと便利です。毎年いくらかかるのか、それ以外に必要なコストがないかを確認して、自社の運用に最も近い条件を探しましょう。

一番重要なことは、煩雑な作業を減らし、スムーズに従業員の健康管理が実施できることです。優秀な人材を不調などの理由で失ってしまっては、コストどころの問題ではなくなってしまいます。

まとめ

企業が扱うデータは売り上げの向上や顧客満足度の改善まで、幅広く利用することで大きなメリットを得ることができます。労働安全衛生の観点から考えると健康管理システムも企業にとって大きなメリットをもたらすでしょう。

メンタルヘルスの悪化や過重労働による体調不良などによって人材を失うことが多くなった最近では、法令に義務として報告書を提出するだけではすまない状況となっています。個人はもちろんのこと企業側でも、しっかりと健康について情報の分析を行って、改善すべき点を見つけてPDCAサイクルを回すことが重要です。そのための根拠データを健康管理システムによって作り出すことができます。

見た目には問題のない部署でも、データを確認すると、多くの従業員がストレスを抱えているようなことが判明するケースもあるのです。そのような状況を印象ではなく数値化した客観的な証拠としてマネージャーに示すことができれば、改善につながる可能性が高まります。働き手が不足する時代がすぐ近くにある今、従業員を健康で末長く働いてもらえることが重要になります。

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