健診システムの導入を検討している方必見!数あるシステムの中から特に使い勝手がいいものを厳選!

システム導入のタイミングっていつが多い?時期は関係あるの?

公開日:2020/02/15  最終更新日:2020/02/21

健診システムを導入しようと考えているときにいつがベストなのかというのが疑問になることもあるでしょう。システム導入のタイミングとしていつが適切なのでしょうか。導入時期の違いがどのような影響を及ぼすかをよく理解したうえでいつ導入するかを検討しましょう。

導入時に業務を停止しなければならないことがある

健診システムを導入するにあたって理解しておかなければならないのが、導入時に業務を停止しなければならない場合があるということです。クラウドベースのシステムであれば導入自体はすぐに終わりますが、独自のサーバー上にシステムを立ち上げる場合には一日で済まないこともあります

ただ、導入にどれだけ時間がかかったとしても健康診断をおこなう場所で何か特別な作業をすることはほとんどないので業務を続けることは可能です。しかし、健診システムの導入が終わった後、運用を始めるために業務を停止させなければならないことが多くなっています。システムの使い方についてのレクチャーを受け、実際に少し操作をしてみないと業務で使うのが難しい場合が多いからです。

スタッフ数が多い場合には業務を遂行させるスタッフと、レクチャーを受けるスタッフに二分することもできるでしょう。しかし、医療現場では人材が不足している傾向が強く、人材を半分にしても仕事を続けられるようにするのは困難な場合がほとんどです。そのため、半日から一日程度は業務を止める必要が生じるという理解をしておきましょう。

つまり、休業してしまっても問題がないタイミングで導入する必要があるのです。健康診断の需要が少ない時期を狙って導入するのが合理的でしょう。3月後半から6月頃までは年度始めなのでかなり健康診断の需要が高く、秋入社の会社や特殊健康診断への対応で9月から12月頃も忙しくなりがちです。これ以外の時期にシステムを導入するのが理想的と考えられます。

導入時期により費用が変わることがある

健診システムは無料で導入できるものではなく、導入コストや運用コストがかかってしまいます。コストという観点からも導入時期を見計らう必要性は高いでしょう。導入時期によってコストが変わることがあるからです。

キャンペーンによって初期費用や契約手数料などを無料にしていたり、期間限定で運用コストを割引にしていたりすることがしばしばあります。同じように健診システムを手がけている業者と競争しなければならないという面があるため、キャンペーンによる販促が活発におこなわれているのです。どのようなタイミングでキャンペーンがおこなわれるのかを知っておくと役に立つでしょう。

業者によってマーケティング戦略にも違いがあることから一概に言うことこそできないもの決算が近づくとキャンペーンがおこなわれる傾向の、があります。予算に余力があったところに導入してもらいたいという意図があるキャンペーンです。また、業者としても年度内の売り上げをもう少し増やさなければならないと躍起になっていることも珍しくありません。

新しいシステムを打ち出した直後も活発にキャンペーンが実施されていてお得に導入することが可能です。このようなタイミングを狙って導入するのはコスト削減に力を注がなければならない現場では魅力が大きいでしょう。

タイミングとしていつが多いのか

年間を通じて考えると適切なタイミングがあるのは確かですが、実際にはどのようなタイミングで導入しているケースが多いのでしょうか。健診システムを導入する予算を立てた年度明けの早い段階で導入するケースが多いというのが実態です。

4月や5月のような繁忙期を避けた結果として6月の下旬から7月頃に導入できるように年度明け頃から業者の選択や業者との打ち合わせをおこなっているケースが目立ちます。大きなお金を動かすことになるので予算に余力があったから健診システムを入れようということはあまりないのです。

ただ、クラウドシステムが増えてきた影響で導入コストが下がってきているのも事実でしょう。その影響で年度末に契約を済ませてしまい、3月後半の繁忙期に入る時点で運用を始めているケースもあります。どちらが良いかは現場の状況によってかなり異なるので、よく考えたうえで選ぶようにしましょう。

 

健診システムを導入するときには一時的にとはいえ業務を停止しなければならない場合がほとんどです。そのことを念頭に置いて導入のタイミングを見計らうことが重要になります。繁忙期を避けてできるだけ利用者が少ない時期に導入するのが合理的でしょう。

また、コスト面を考えると販促のためのキャンペーンがおこなわれているときに申し込むのが良い方法です。年度末頃にキャンペーンが実施されることが多いということは念頭退いておくと良いかもしれません。

結局、いつ導入している事例が多いのかというと、予算が立った年度明けで繁忙期が過ぎたタイミングです。年度明けから打ち合わせを始めて6月から7月頃に運用を始められるようにしているケースが多くなっています。

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