健診システムの導入を検討している方必見!数あるシステムの中から特に使い勝手がいいものを厳選!

システムの便利な帳票出力とは?OCRからの取り込みはできた方がいい!?

公開日:2020/01/15  最終更新日:2020/01/23

健診施設ではさまざまな種類の帳票を扱っているのが一般的ですが、その作成にかなりの時間と労力がかかっている場合が多いでしょう。その出力機能があるのは健診システムのメリットなので、どんな機能なのかを紹介します。

また、OCRからの取り込み機能があったほうが良いのかどうかを吟味するうえで重要な情報も提供します。

帳票出力機能とはどのようなものか

帳票出力機能はどの健診システムであっても必ず搭載されている機能です。帳票とはもともとは会計用語で仕訳帳や固定資産台帳などの帳簿と、見積書や請求書、入出金伝票などの伝票を指すものでしたが、健診の現場では他の書類も合わせて指しています。

受診者に問診をするのが健康診断では基本で、大抵の健診の場合には必要な検査項目に含まれているものです。その問診票も出力できる機能となっています。また、検査結果を報告するための書類のことも指していることが多いのが実態です。

問診は共通のフォーマットを作っておいて受診者に記入してもらうことでおこなうのが一般的な方法です。問診票を事前に配布しておいて当日に記入済みのものを持ってきてもらう場合もありますが、当日に受付で配布して空き時間に書いておいてもらったり、他の検査をする前に記入して提出してもらったりするやり方もあります。

どのような場合でも通常は書面にして渡して鉛筆やボールペンなどで記入してもらうやり方をしているため、受診者の数だけ問診票を印刷しなければなりません。その印刷機能があるというのが健診システムの特徴なのです。

フォーマットを作っておけば印刷できるというだけなら健診システムでなくてもできると思う人もいるでしょう。重要なのはシステム上で問診結果も管理できるようにすることで、手書きをしてもらった問診票の内容をシステムに入力しなければなりません。入力のしやすさも加味したフォーマットを半自動的に作成できるようになっているのがシステムを利用するメリットです。問診で聞く必要がある項目を健診の種類に応じて選んで問診票を作成して出力する仕組みになっているので手間が少なくて済むのです。

検査結果の報告票についても同様で、検査内容に応じて必要な情報をわかりやすくまとめたものを出力できます。フォーマットが定まっているので検査結果が入力されたらすぐに出力できるので、当日中に結果説明するのもそれほど難しくはありません。このような事務処理を楽にするためのシステムになっています。

OCRでの取り込み機能は重要なのか

OCRでの情報取り込みができるのは問診票のデータを入力するうえでとても役に立ちます。チェックしてあるかどうかを確認して自動的にデータとして格納するという入力システムがあるだけでデータ入力の時間が減り、人件費も削減できるでしょう。

OCRでの取り込みに対応した問診票を出力し、その内容を取り込める健診システムは多くなっています。業務効率化と経費削減のどちらにも寄与するので対応しているシステムを選ぶに越したことはありません。

OCRでの取り込み機能の実態を知ろう

OCRを活用するのは健診システムでは当然のようになってきているため、ほとんどのシステムで対応しています。ただ、その機能の充実度には違いがあるので注意しましょう。

最も単純なOCRによる取り込みはマークシート式で塗りつぶされているものを読み取るか、四角の枠内にチェックマークがあるかを読み取るかです。しかし、技術は著しく進展しているので、もっと高度な読み取りもOCRによって実現できるようになっています。

ワンランク上のシステムとして、数字を読み込めるというのが典型例です。枠内に点線で数字のフォーマットを印刷してある場合も多く、その枠内に書かれている文字とフォーマットを対照して最も近い数字を選ぶというシステムになっています。

さらに高度なシステムもあり、氏名なども読み込めることすらあるのです。手書きで書いた文章まで取り込めるシステムもあるので、問診票で自由記述を求めるときや、医師や看護師が書き込みをするときなどには候補にしてみると良いでしょう。精度もだんだんと向上してきているので、ほとんどミスなくOCRで文字情報をデータ化できるのが現状です。

 

健診システムにおける帳票出力機能とはいわゆる経理の帳簿や伝票の出力ではなく、問診票や結果報告票の出力をするための機能です。一定のフォーマットに基づき、受診者が受ける健康診断の種類や項目に従って自動的に作成して出力できるようになっているシステムが多くなっています。

問診票には受診者に手書きをしてもらうのが一般的ですが、その結果もシステム上に入力しなければなりません。その入力にかかる時間や手間を省き、人件費を削減するためにはOCRによる取り込みが重要です。健診システムではOCRによる取り込み機能は標準的になってきていますが、機能の高さには違いがあるのでより優れているシステムを選んで運用しましょう。

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