健診システムの導入を検討している方必見!数あるシステムの中から特に使い勝手がいいものを厳選!

セキュリティ対策を考えるならシステムを導入した方が安心な理由とは?

公開日:2020/08/15  最終更新日:2020/07/28

健康診断を実施している現場では、さまざまな方のとても個人的なデータが扱われます。そのすべてが、うっかり外部に漏れてしまってはいけないかなり機密性の高いものです。紙でデータを管理している場合もあるかと思いますが、健診システムという便利なツールを導入すれば、格段に作業の効率を上げ、セキュリティ面も強化することが出来ます。

紙媒体の危険性

情報セキュリティという点から考えると、紙媒体はとてもリスクのあるものだといえるでしょう。誰かがカバンに重要書類を入れたままにして、そのカバンをどこかに置き忘れてしまう、というような一人のちょっとしたミスで簡単に情報が漏洩してしまいます。

また、バックアップを取っておけないのも問題です。電子化されたデータなら何かの拍子に消えてしまったとしてもバックアップさえ取っていればすぐに復元できます。しかし紙媒体だと、一枚しかない書類を紛失してしまったら二度とデータの復元ができないということも残念ながらありえるものです。

不正な書類のコピーを防ぐための対策として「コピー防止用用紙」という、コピーすると紙に「コピー」や「複写」などの文字が浮かび上がるものがありますが、コストを考えると業務で使用するすべての紙をそれにするというわけにもいきません。

持ち出す機会がそれほどない書類であればむしろ電子化しないほうが危険は少なくなりますが、頻繁に持ち出す必要があるものは出来るだけ電子化することをおすすめします

健診システムは効率的かつ安全!

紙では危ないとはいえ、それまですべて紙で管理してきた健康診断のデータをいきなり電子化するのは難しいことです。パソコンに慣れていない人がいる場合は、実際に現場で運用できるようになるまでにはどうしても時間を要してしまいます。

そんなときに役立つのが健診システムです。リリースされている健診システムはすべて共通してマウスによる直感的な操作方法を採用しているので、パソコンが苦手な人でも3日ほど練習すればスムーズに使えるようになります。

健診システムを運用し始めれば、大事なデータはすべてパソコン上で管理できるようになり、持ち出しなどによる漏洩が起こることもなくなります。また、管理者を設定すれば、全体の進捗状況などを知っておくべき人が常に把握しておけるようになり、権限のない人はデータに触ることが出来なくなるので、セキュリティ面はより安心です。

各種帳票の印刷もスピーディー

さまざまな業務がコンピュータ化できるようになってきているとはいえ、請求書や明細、ラベルなど、さまざまな帳票の管理は不可欠です。その時も健診システムはとても役に立ちます。健診システムの中には、必要な帳票を複数種類まとめて印刷できる機能を持ったものがあります。

種類によっては印刷順序の指定も可能です。一気に印刷した中からその都度目当ての帳票を探すという手間が省けるおかげで作業時間の短縮になると同時に、ラベルなどを取り違えてしまう可能性が減るので不必要な情報の流出防止にも期待できるでしょう。

自動化による人的ミスの減少

データをひとつひとつ手入力している場合、数が多いとミスが発生してしまうことがあります。健康診断は団体での申し込みも多いので、一度にたくさんの情報を打ちこまなければいけなくなり、どんなに真面目な人でもどこかで集中力が切れてしまって入力を間違ってしまうこともあるでしょう。

しかし、誰かの結果票にその人とは違う別の誰かの結果を記入してしまったりしたらそれは立派な情報漏洩です。そういった事態を防ぐのにも健診システムは役立ちます。個人にIDが与えられ、それを読み取ることで一人一人の情報を管理できるというタイプがとても多いため、別の人のデータを間違って入力してしまうということは限りなく少なくなるでしょう。

検査機器と連携が出来る場合はより安心です。検査結果が出たらそれをそのまま登録すればいいだけなので、数値を間違うことがなくなります。

人の手でしなければいけない作業が減れば、現場スタッフの負担を軽減でき、ミスが起きてしまう確率も下がります。健診システムは作業を簡略化してくれるという点でも、セキュリティを万全にするための助けになります。

まとめ

健康診断の作業をコンピュータ化して持ち出しによる漏洩などが起こらないようにしたいなのなら、健診システムの導入が一番の近道です。業務の進行具合が見えるようにすることで、管理者にとっては現場の管理が格段に楽になります

一般企業もさることながら、医療の現場でのコンプライアンスは格別に重要です。健診にまつわる制度が見直されて社会が健康への意識を高めつつある昨今、健診システムを取り入れるのは必要な選択だといえるでしょう。

導入するのに費用は少しかかってしまいますが、将来的なことを考えると大変意味のある投資であることに違いないでしょう。

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